Komputerisasi Proses Akuntansi

Komputerisasi Proses Akuntansi

     Melihat karakteristik komputer dan karakteristik proses akuntansi, dapat disimpulkan
bahwa ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer. Bila
dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat
matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi,
sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau
judgement tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan,
pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah
jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi.
     Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah
analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut
salah. Yang menjadi persoalan adalah siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan
data (data entry). Tentu saja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebuut. Hanya
orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan data. Sistem akuntansi
dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga
tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat
menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan
melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut
password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu. Cara
ini merupakan salah satu contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk menentukan
orang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau penyalahgunaan informasi.
     Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layar
monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai komputer berskala besar,
komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi
khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua
perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem.
     Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi
manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan
karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem
akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat
disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam
komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem
komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa
konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan
komputer adalah proses pengolahan datanya. Oleh karena itu, bagian akuntansi yang mengolah
data dengan komputer sering disebut dengan bagian Electronic Data Processing (EDP) yang selain
mengolah data akuntansi bagian ini juga mengolah data perusahaan yang lain.

1. Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer
Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan cermat sehingga operator
yang melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. Setiap langkah
yang dikerjakan dalam siklus akuntansi (penjurnalan, pengakunan dan penyusunan daftar saldo)
dapat dilakukannya dengan mengikuti instruksi yang langsung dapat dilihat pada layar monitor.
Instruksi yang sudah disiapkan pada waktu merancang sistem biasanya ditampilkan di layar
monitor dalam bentuk menu. Menu akan menyajikan daftar operasi yang dapat diminta oleh
operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki.

2. Pertimbangan Penggunaan Komputer
Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and benefit.
Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya
dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini
membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan.
Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer.
Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam
ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan
ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya.
Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas
mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy)
dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer
mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Perkembangan chip
terakhir telah memungkinkan
kecepatan dalam seperbilliun detik (nanosecond) atau bahkan dalam sepertrilliun detik
(picosecond). Dengan kecepatan ini suatu transaksi dapat diproses dalam seketika.
Ketelitian jelas dapat diandalkan karena setelah data disiapkan dengan benar, komputer
akan memroses tanpa campur tangan manusia lagi dan kalau komputer sudah diprogram dengan
benar kemungkinan kesalahan perhitungan dan klasifikasi menjadi kecil. Itulah sebabnya sebelum
suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan
perlu dilakukan untuk memverifikasi program. Dalam sistem manual, karena tiap langkah
dikerjakan oleh manusia, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar.
Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar karena
data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan utama
komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya termasuk
rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam dalam
bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat
merunyamkan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali.
Itulah sebabnya diperlukan suatu mekanisme backup. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan
dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang
mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer. Oleh karena itu,
diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan computer security yang memadai. Penggunaan
password merupakan salah satu cara pengendalian agar tidak setiap orang dapat mengubah atau
memasukkan angka ke dalam sistem komputer.
Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin bahwa
yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar diperlukan dalam rangka
menghasilkan informasi untuk kepentingan perusahaan. Yang lebih penting adalah informasi apa
yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya. Kalau yang dimasukkan dalam komputer
adalah data yang tidak mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan data
yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil cetakannya Pemeo untuk mengatakan hal
tersebut adalah garbage-in, garbage-out (GIGO).

(Oleh : Elvin Miradi)

www.elvinmiradi.com